Wer jede Aufgabe selbst erledigt, wird zum Engpass für das eigene Team. So übergibst du eine Aufgabe so, dass sie erledigt wird und nicht wieder auf deinem Tisch landet.
Am Abend sitzt du an der Aufgabe eines anderen
Ein typischer Fall beginnt harmlos. Du hast einem Mitarbeiter am Dienstag den Dienstplan für den nächsten Monat übergeben. Am Donnerstagabend sitzt du selbst daran, weil sein Entwurf die Urlaube nicht berücksichtigt hat und die Zeit drängt. Du denkst, dass du es gleich selbst hättest machen können. Beim nächsten Dienstplan fragst du ihn dann nicht mehr.
So entsteht ein Kreislauf. Du übergibst zu knapp, das Ergebnis passt nicht, du nimmst die Aufgabe zurück und fühlst dich bestätigt. Dein Mitarbeiter lernt daraus, dass seine Arbeit ohnehin überarbeitet wird. Beim nächsten Mal gibt er sich weniger Mühe.
Warum Loslassen schwerfällt
Die Gründe klingen vernünftig. Du bist schneller, weil du die Aufgabe schon oft erledigt hast. Du kennst die Stolperstellen. Du stehst für das Ergebnis gerade und willst dich vor deiner eigenen Vorgesetzten nicht blamieren. Viele Führungskräfte wurden außerdem befördert, weil sie fachlich die Besten waren. Was man gut kann, gibt man ungern ab.
Die Rechnung geht eine Woche lang auf. Über ein Jahr gerechnet erledigst du Arbeit, für die andere eingestellt wurden, und kommst zu deiner eigenen nicht mehr. Planung, Gespräche mit deinen Leuten und Entscheidungen, die nur du treffen kannst, rutschen auf den Abend. Dein Team wartet bei jeder Frage auf dich und im Urlaub klingelt dein Telefon.
Es gibt eine zweite Folge. Wer nie eine Aufgabe mit Gewicht bekommt, kann nicht zeigen, was er kann. Gerade die Tüchtigen im Team fragen sich dann, was sie bei dir noch lernen können.
Was du abgeben kannst und was bei dir bleibt
Geh deine Woche durch und frag dich bei jeder wiederkehrenden Aufgabe, ob sie deine Rolle braucht oder nur aus Gewohnheit bei dir liegt. Gut abgeben lassen sich Aufgaben, die regelmäßig anfallen, ein klares Ergebnis haben und an denen jemand etwas lernen kann. Dazu gehören etwa die Materialbestellung, der Dienstplan, die Vorbereitung der Teambesprechung oder die Einarbeitung einer neuen Kollegin.
Bei dir bleiben Gespräche über Leistung und Gehalt, Entscheidungen über Personal, vertrauliche Angelegenheiten und die Verantwortung für das Gesamtergebnis. Auch wenn du eine Aufgabe übergibst, stehst du nach außen weiter dafür ein, dass sie erledigt wird.
Überleg bei der Auswahl der Person, wer an der Aufgabe wachsen würde. Der Mitarbeiter mit der meisten freien Zeit ist dafür nicht immer der richtige.
Die Übergabe in fünf Sätzen
Die meisten Rückläufer entstehen bei der Übergabe. Fünf Angaben machen sie vollständig und dafür reichen wenige Minuten.
Du nennst das Ergebnis, das du am Ende sehen willst: „Ich brauche einen Dienstplan für Oktober, in dem jede Schicht doppelt besetzt ist und die genehmigten Urlaube eingetragen sind.“
Du sagst, wofür es gebraucht wird: „Die Kollegen wollen bis zum Fünfzehnten wissen, wann sie arbeiten, damit sie die Betreuung ihrer Kinder regeln können.“
Du steckst den Rahmen ab: „Du kannst Schichten selbst tauschen, solange die Wochenenden gerecht verteilt sind. Überstunden klärst du vorher mit mir.“
Du nennst den Termin und einen Zwischenstand: „Fertig sein soll er am Zwölften. Zeig mir am Achten kurz deinen Entwurf.“
Du fragst zum Schluss, wie dein Mitarbeiter die Aufgabe angehen will: „Wie gehst du es an? Wo erwartest du Schwierigkeiten?“
An der Antwort auf die letzte Frage hörst du, ob dein Auftrag angekommen ist. Auf „Hast du das verstanden?“ bekommst du ein Ja, das dir nichts verrät.
Wie viel Freiheit zur Person passt
Wie eng du begleitest, hängt davon ab, wie viel Erfahrung die Person mit genau dieser Aufgabe hat. Drei Stufen helfen bei der Einschätzung.
Macht jemand die Aufgabe zum ersten Mal, gibst du den Weg vor und schaust früh auf einen Zwischenstand. Sag dazu, warum du das tust: „Weil du den Plan zum ersten Mal machst, schauen wir nach dem ersten Entwurf gemeinsam drauf.“
Hat jemand die Aufgabe schon einige Male erledigt, gibst du das Ziel vor und lässt den Weg offen. Zwischenstände vereinbart ihr nach Bedarf.
Beherrscht jemand die Aufgabe sicher, übergibst du den ganzen Bereich. Dann meldet er sich, wenn etwas aus dem Rahmen fällt. Sag das ausdrücklich: „Der Dienstplan ist ab jetzt deiner. Komm zu mir, wenn du eine Schicht nicht besetzen kannst.“
Der häufigste Fehler liegt in der falschen Stufe. Ein erfahrener Mitarbeiter, dem du jeden Schritt vorgibst, fühlt sich gegängelt. Ein Neuling, dem du einen ganzen Bereich ohne Rahmen überlässt, fühlt sich im Stich gelassen.
Wenn die Aufgabe zurückkommt
Früher oder später steht dein Mitarbeiter in der Tür und sagt: „Ich komme da nicht weiter. Kannst du das kurz machen?“ Wenn du jetzt übernimmst, liegt die Aufgabe wieder bei dir. Frag zuerst: „Was hast du schon versucht? Was wäre dein nächster Schritt?“ Meist fehlt eine Auskunft oder eine Entscheidung, die du gleich geben kannst.
Wenn das Ergebnis anders aussieht, als du es gemacht hättest, prüf zuerst, ob es den Zweck erfüllt. Ein Dienstplan in anderer Farbe und anderer Reihenfolge ist ein fertiger Dienstplan. Wenn etwas fehlt, gib die Aufgabe mit einer klaren Rückmeldung zurück und bessere nicht selbst nach: „Die Urlaube von zwei Kollegen fehlen noch. Trag sie bitte ein und schick mir den Plan morgen noch einmal.“
Wenn etwas gelungen ist, sag es so genau, wie du eine Kritik formulieren würdest: „Der Plan war zwei Tage früher fertig und es gab keine einzige Rückfrage aus dem Team. Das hat mir die Woche erleichtert.“ Ein allgemeines „Gut gemacht“ verrät deinem Mitarbeiter nicht, was er beim nächsten Mal wieder so machen soll.
Rechne beim ersten Durchgang mit Mehraufwand. Eine saubere Übergabe, ein Zwischenstand und eine Rückmeldung kosten dich zusammen mehr Zeit, als wenn du die Aufgabe selbst erledigt hättest. Beim dritten Durchgang hat sich das umgekehrt, weil die Aufgabe dann ohne dich läuft.
Dein nächster Schritt
Such dir diese Woche eine wiederkehrende Aufgabe aus, die du seit langem selbst erledigst. Überleg, wer daran wachsen würde, und schreib dir die fünf Sätze der Übergabe vorher auf. Vereinbare einen Zwischenstand und halte dich bis dahin heraus. Wenn es dich in den Fingern juckt, selbst nachzusehen, warte bis zum vereinbarten Tag. Danach besprecht ihr kurz, was gut lief und was beim nächsten Mal anders sein soll.
Leadwords hilft dir, Übergabegespräche vorzubereiten und die passenden Worte für deine Situation zu finden.